こんにちは。マーケティングテクノロジーグループUnit2の根岸です。
普段の業務ではクライアントから依頼を受け、メールマガジン配信の設定業務を中心に行っております。
新型コロナウイルス拡大によりテレワークが実施され2年近く経ちますが、ミーティングの形式や情報共有などの方法がコロナ禍前に比べガラリと変わりました。テレワークで重要だと感じたことは、いかにタスク管理をしていくかというところで、物理的に周りから声がかかりにくい状況の中で、自分自身でどうタスクを捌いていくかを試行錯誤しながら業務を進めていました。今回はテレワークを通して得たタスク管理方法について、自分自身の整理も兼ねてご紹介できたらと思います。
Outlook
コロナ禍前から根強い安定感？を持つタスク管理機能です。
以下の機能を活用し、日々のタスクを管理しております。
- 指定した日時にデスクトップ通知（音で通知も可）
- 定期的に発生するタスク登録（月初に発生する請求書確認など）
- 受信したメール元にタスク追加、管理
- 期限日が過ぎたタスクは赤字表示
- 分類項目機能を使用した各タスクの色付け
シンプルながらも活用次第で業務の強力なおトモになるかなと思います。
Planner
Microsoft365に搭載されているWEBアプリです。
Microsoft Teamsのチームと連動したタスク管理が可能です。担当者や期限日を設定することで、期限日当日の朝にメール通知が来ますのでタスクの失念防止になります。同じ案件メンバーのタスク状況が共有されるので、チーム全体でタスクの対応状況を確認することができます。他のMicrosoft365アプリの連携次第では、タスクの自動登録などもできるので、活用次第ではすごく心強いツールなのかなと思います。
ホワイトボード
アナログの手法でA5サイズのホワイトボードです。100円ショップで買えるもので十分です。
朝にミーティングの予定や、対応するタスクを書き出し、終わったタスクに打ち消し線を引いていくというごくシンプルなタスク管理方法です。書き出すことで一日のタスク状況が可視化され、手元にホワイトボードがあることで一日のタスク量の把握や、頭の中の整理をしつつ、いつでもタスクを管理することが可能です。ミーティング中に気になったことをサッと書き留めておくなど、柔軟な使い方が可能です。
最後に
3つタスクの管理方法を紹介しましたが、結論としては、用途に合わせて柔軟にタスク管理をしていくようにしています。
自分の場合、その日に行うタスクはホワイトボード、未来日に行うタスクはOutlookのタスク管理、同じ案件担当者と共進捗を共有するタスクはPlannerと、タスクの優先度や管理状況に合わせてタスクを失念しないように管理しています。
すごく今更なことを紹介している気がしますが、忘れることを前提に記録しておくことで、いざ忘れてしまったときの助けになると思いながら日々作業や、作業の管理をしています。関わる案件の規模や人数などによってタスクの管理方法も変わると思われますが、自分が実施している方法以外にも有効なタスク管理方法があればトライアンドエラーの気持ちで試してみたいですね。
根岸 稔