マーケティングテクノロジーグループの高橋です。

マーケティングテクノロジーグループは、「セールスフォースマーケティングクラウド」を用いて、顧客企業がマーケティング施策を円滑かつ効果的に行えるよう案件定義・設計書作成・設定をおこなうグループです。
グループ内では案件定義・設計書作成などの設計業務を担当するユニットと設定業務を担当するユニットに分かれており、私は設定業務を担当するユニットに所属しています。

設定業務とは、設計者が作成した設計書どおりにプラットフォーム(marketing cloud、SPIRALなど)に設計内容を設定する業務になります。 設定を進める際には、手順書やチェックリストを用意して、Wチェック者へ確認を依頼し、できうる限りミスが発生しないように備えています。

また、手順書、チェックリストともに作成後にメンバーに共有してブラッシュアップをおこない、内容がわかりやすく抜け漏れがないものを完成させます。

今回は設定業務のユニットで使用している、チェックリストについてお話ししたいと思います。

■チェックリストとは

業務の抜け漏れ防止や、作業進捗を把握できるものとなります。

チェックリストの項目に「レ点」の有無により、抜け漏れている項目があるかどうかや作業進捗状況を確認できるため、ミスを事前に防止することや、トラブルを最小限にとどめることができます。

■チェックリストの作成について

設定項目を洗い出した後、時系列順で項目を書き出し、ミスを防止する注釈などを入れたものになります。

設定作業が多い業務については、手順書＋リストのような細部にこだわったものを作成することもあります。

■チェックリストを作成する際に心がけること

・誰が見てもわかりやすいように作成する
設定業務に慣れている人だけではなく、初めて設定業務に関わる人にもわかりやすいように、タイトルや見出しの階層を明確にすることで読み手が迷わずに目的の項目を見つけられるようになります。

また、わかりやすい表現を心がけること、注意点は赤字にする・太字にするなど視覚的にわかりやすくなるよう工夫をします。

・文章を簡潔に記載する
説明文を必要最低限の情報に絞り、文章をシンプルかつ明確にまとめることにより、チェックリストの利便性を高めることにつながります。
ですが、あまり簡潔にまとめすぎると言葉が足りずに伝わらない場合もあるため、適度な詳細性を保つすることが大切です。

 
チェックリストを活用することで、業務の効率化やミスの防止が可能となり、結果として成果の向上に繋がります。ぜひ、リストを取り入れ、日常の業務やプロジェクト管理に役立ててみてください。